استخدام نیرو مثل فرآیند فروش یک مرحله فیلترینگ دارد که مراحل گذر از آن به ترتیب از اولین تماس داوطلبان استخدام شروع شده و به سمت جذب نیرو و فرآیند ارزشیابی حرکت کرده و در نهایت به استخدام فرد شایسته می‌انجامد. گام‌های مهم این فیلترینگ که در واقع مثل یک قیف است، به‌‌صورت خلاصه در شکل زیر نشان داده شده است و درست مثل فروش که فرآیند پیچیده‌ای است، مراحل هم بیشتر می‌شود.
هنگامی که در فرآیند استخدام، تقاضا برای افراد با استعداد بیش از عرضه باشد، همه مراحل مذکور در این قیف مورد نیاز خواهند بود و زمانی که عرضه افراد با استعداد بیش از تقاضا برای استخدام است، مسیر میان‌بر نشان‌داده شده در سمت چپ این شکل می‌تواند اتفاق بیفتد. مشکل اغلب شرکت‌ها این است که حتی در شرایط کمبود، از یک فرآیند مازاد استفاده می‌کنند. تمام مراحل جذب و استخدام نیرو برای اغلب شرکت‌ها، بسیار تعاملی است. این فرآیند با عبور دادن افراد از فیلترهایی بر اساس مهارت و تجربه آنها شروع می‌شود، افراد ضعیف کنار گذاشته می‌شوند، برای به حداقل رساندن اشتباهات مصاحبه صورت می‌گیرد و حتی قبل از اینکه داوطلبان با شغل خود آشنا شوند، توافق‌های اولیه‌ای در مورد دستمزد صورت می‌گیرد. اگر تعداد داوطلبان درجه یک بیش از حد نیاز باشد، این فرآیند کاربرد خواهد داشت؛ اگرچه ممکن است اهانت‌آمیز باشد. اما اگر تعداد داوطلبان زیاد نباشد، نتیجه عکس خواهد داشت و شرکت‌ها سختگیری را کنار گذاشته و روند همیشگی استخدام را دنبال خواهند کرد.
جزییات بیشتر در ادامه مطلب .
مسوولان گزینش در شرایط کمبود نیروی بااستعداد، نیاز دارند داوطلبان را طوری متقاعد کنند که بهترین گزینه به آنها پیشنهاد شده است. این فرآیند با ذکر دو مرحله اضافی با عنوان گرفتن راهنمایی و مشاوره‌های مناسب و تبدیل این افراد به یک مشتری بالقوه در بالای قیف نشان داده شده است. یک مشتری بالقوه کسی است که کاملا واجد شرایط استخدام است، اما پیش از آنکه با تبدیل شدن او به‌عنوان داوطلب رسمی موافقت شود، به اطلاعات بیشتری نیاز است. این مراحل اضافی با اکثر فرآیندهای پیچیده فروش که شامل زمان صرف کردن برای آشکارسازی نیازهای خریدار و ارائه یک راه‌حل خاص به مشتری است، قابل قیاس هستند. در صورت انجام صحیح این فرآیند، این دستورالعمل می‌تواند کیفیت فرآیند استخدام افراد بااستعداد را بالا ببرد. در اینجا چگونگی انجام آن شرح داده شده است:
1) بین شغل‌ها تمایز قائل شوید
یک شغل فهرستی از مهارت‌ها، تجربه‌ها و مسوولیت‌های عمومی نیست؛ بلکه یک شغل کاری است که شخص آن را با توجه به اهمیت آن و با استفاده از این مهارت‌ها و تجربه‌ها انجام می‌دهد. یک حرفه، چیزی است که شخص می‌تواند آن را بیاموزد تا ببیند آیا کار انجام‌شده درست است یا خیر. اگر مدیران کارگزینی و جذب نیرو نتوانند چنین تعریفی را از شغل و حرفه داشته باشند، همه داوطلبان بالقوه زبده را از دست خواهند داد.
2) مشاوره‌های مناسب بگیرید
از آنجایی که بهترین افراد اغلب شغل خود را در هر زمینه‌ای از طریق منابع قابل اعتماد و مشاوره به‌دست می‌آورند، مدیران کارگزینی نیازمند صرف زمانی برای انجام مصاحبه با واجدین شرایط هستند. معمولا این روشی است که فروشندگان موفق، بهترین مشتریان خود را می‌یابند و این شیوه در فرآیند استخدام هم صدق می‌کند.
3) به آرامی پیش بروید. گفت‌وگو را به فروش بگذارید نه شغل را
داوطلبانی که در جلسه مصاحبه به مدیر کارگزینی توجه نکرده و او را تحت‌تاثیر قرار نمی‌دهند، اطلاعات زیادی درباره آن شغل ندارند و در اولین مکالمه‌شان با پیش کشیدن بحث دستمزد و حقوق، به سرعت جلسه را به پایان می‌رسانند.
4) مدیر کارگزینی را دائما درگیر کنید
بسیار بعید به نظر می‌رسد یک مشتری بالقوه بدون داشتن تماس تلفنی با مدیر کارگزینی، تبدیل به یک داوطلب رسمی شود. گرچه بخش‌هایی از جلسه استخدام نیازمند دقت بیشتری است و با وجود مشکلات به آن ادامه داده می‌شود، اما تماس تلفنی به داوطلب بالقوه اجازه می‌دهد بدون داشتن تعهدی، بینش بیشتری درباره پتانسیل حرفه‌ای آن شغل به دست بیاورد. نقش مسوول استخدام، متقاعد کردن شخص برای پذیرش رسمی این کار است.
5) رشد حرفه‌ای را تکمیل کنید، نه افزایش پاداش را
زمانی که یک داوطلب اولین تماس خود را برقرار می‌کند، از بالا رفتن حقوق و دستمزدش به‌عنوان اولین معیار برای تغییر شغل یاد می‌کند و به این نکته که در شغل جدیدش، کار حرفه‌ای قابل قبولی ارائه می‌دهد یا خیر اهمیتی نمی‌دهد. متاسفانه بسیاری از مدیران کارگزینی و داوطلب‌ها پیش از آنکه به بیان هدف بپردازند، یکدیگر را از فیلترهای مورد نظر عبور می‌دهند. به همین علت است که برخی از فرآیندهای کشف استعداد رسمی و چندمرحله‌ای مانند آنچه پیش‌تر راجع به آن توضیح دادیم، نیاز به اجرایی شدن دارد.
مشتری پادشاه است، به‌جز زمانی که برای استخدام شدن مراجعه می‌کند. برای استخدام بهترین افراد، هر مرحله‌ای از فرآیند استخدام در شرکت‌ها باید با آگاهی از چگونگی استخدام بهترین افراد و بررسی چرایی برتری دادن برخی مشاغل بر دیگری صورت گیرد. تعداد کمی از شرکت‌ها برنامه استخدام نیروی خود را از این منظر طراحی کرده‌اند. بیشتر آنها این فرض نادرست را باور دارند که استعدادهای برتر مازاد وجود دارند و باید از نیروهای ضعیف جدا شوند. در شرایط کمبود افراد درجه یک، نه تنها این فرض با شکست مواجه خواهد شد، بلکه نتایج بد و معکوس و پرهزینه دربرخواهد داشت. استخدام افراد برتر و بالا بردن سطح استعداد در یک شرکت نه‌تنها هزینه نیست، بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است. این چیزی است که اغلب شرکت‌ها خواهان آن هستند، اما تعداد معدودی از آنها از شیوه صحیح انجام آن مطلع هستند. این کار با پادشاه کردن داوطلب آغاز می‌شود.